5 Puntos clave del Event Marketing de cara al Big Reset

22.6.2020

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Uno de los efectos más importantes de esta pandemia que ha afectado a todo el mundo este año 2020, es la necesidad de implementar un distanciamiento social evitando las grandes agrupaciones de personas, con el fin de detener el aumento de contagios, lo que trajo como consecuencia que grandes industrias como la restaurantera, viajes y turismo así como la de eventos y entretenimiento, se vean gravemente afectadas.

¿Qué pasará con los Eventos?

La industria de los Eventos está trabajando para lograr que las personas puedan volver a asistir a estas actividades dentro de un marco de nueva normalidad, con medidas de seguridad y de distanciamiento social necesarias para que puedan disfrutar de una manera segura. ¿Pero cuáles son estas medidas? y ¿cómo van a ser estos nuevos eventos?, en Ratpack nos propusimos plantear nuevos escenarios y con la idea de desarrollar puntos importantes que todo evento deberá tomar en cuenta como base para garantizar la seguridad de los asistentes y de todo el staff.

¿Cómo afectará el distanciamiento social a los eventos?

1. El Efecto del Distanciamiento Social.

Uno de los efectos más visibles como resultado de este distanciamiento social, es que los eventos tendrán preferencia por espacios grandes, abiertos y con buena circulación de aire. Se utilizará un tercio de la capacidad de estos espacios para evitar las aglomeraciones, facilitando que la circulación por el evento sea fluida y rápida, todo para mantener esa distancia tan necesaria para la seguridad de los asistentes.

2. El Venue

Como ya mencionamos, se tendrá preferencia por lugares grandes y abiertos, pero hay otras características importantes que hay tener en cuenta, como el uso de escáneres térmicos obligatorios en las entradas del evento para detectar preventivamente algún caso sospechoso, tener zonas que se puedan habilitar como lugares de cuarentena; las características de estas locaciones deberán facilitar la sanitización profunda y constante, antes y durante el desarrollo del evento, que permita la circulación fluida tanto de los asistentes al evento como el personal que lo produce.

La nueva dinámica del manejo de alimentos y bebidas en los Eventos en la Nueva Normalidad.

3. Los alimentos y bebidas

La principal consecuencia, es que el autoservicio de alimentos y bebidas no podrá existir en los eventos, las zonas de comida y buffets que atraen grandes cantidades de personas hasta un punto en común no serán compatibles con el distanciamiento social. En cambio, se puede optar porque los asistentes seleccionen previamente sus platillos para que cuando lleguen los encuentren ya en sus lugares, pre-empacados para asegurar la integridad de los alimentos.

Adicionalmente tener personal altamente entrenado en el manejo de alimentos y bebidas que con los más altos estándares de seguridad se encarguen de esta logística, manteniendo en la cocina solo al personal indispensable, siempre acatando todas las medidas necesarias para su seguridad y la de los asistentes.

4. Nuevos Protocolos de Seguridad

La planificación exhaustiva es clave, trabajar con un análisis de riesgos que permita prever cualquier contratiempo y tener una respuesta acertada.

Manejar un protocolo de seguridad para garantizar la seguridad antes, durante y después del evento.
Tener el control espacial del venue, del personal y planificar el layout para asegurar el distanciamiento social y el manejo de casos sospechosos de forma segura.
Minimizar todos los puntos de contactos con objetos como credenciales, invitaciones impresas y brazaletes, optando por soluciones touchless apoyadas en herramientas digitales.

La clave está en pensar en todos los escenarios probables para tener a la mano todas las soluciones posibles.

Extender las experiencia mas allá del venue.

5. La creación de Eventos Híbridos.

Debido a que, como medida de seguridad, la capacidad de los venues será reducida, una opción para amplificar el alcance de los eventos será crear un Evento Híbrido, Eventos que combinan la asistencia presencial de un número limitado de personas, con la transmisión en vivo del evento que le permita a un mayor número de personas disfrutar de una versión online del mismo desde la seguridad de su casa. Con esto se podrá amplificar el alcance del evento y darle acceso a las personas que por salud y seguridad no pueden salir de sus casas.

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Nuevas Experiencias con la creación de Eventos Híbridos.

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El Futuro del Event Marketing

Las personas tienen una necesidad natural de estar en un ambiente social, de realizar actividades recreacionales fuera de sus hogares, y está de parte de la industria de los eventos adaptarse a la nueva normalidad para garantizar, con un alto grado de seguridad, que estas personas puedan disfrutar de estos momentos. Además, se debe crear nuevos canales y utilizar la tecnología para que los que no puedan asistir físicamente a un evento puedan disfrutarlos desde la seguridad de sus hogares.

Es una oportunidad para ser creativos, para abrir nuevos canales, idear nuevas formas de crear experiencias, donde las personas puedan ser parte de estos momentos inolvidables y que la industria de eventos viva un renacimiento luego de este gran encierro y de cara a una nueva normalidad.

Este no es un momento de esperar estáticos que las cosas vuelvan a estar como antes, es momento de adaptarnos y evolucionar con la nueva realidad, de pensar en un nuevo futuro, de conectar nuevamente con nuestros consumidores y hacer que los eventos nuevamente sean un tiempo de disfrute y de relevancia para todos.

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